Met een zogenaamde cafetariaregeling kunnen jouw werknemers brutoloon onder voorwaarden belastingvrij ruilen voor een netto vergoeding. Dat is, ook onder voorwaarden, mogelijk zonder dat het jou als werkgever extra geld kost. De Belastingdienst heeft dat onlangs bevestigd.
Met een zogenaamde cafetariaregeling kun je vastleggen dat werknemers brutoloon ruilen voor een vergoeding voor bepaalde in die regeling vastgelegde doelen. Als voor zo’n doel een gerichte vrijstelling voor de loonheffingen geldt, kan die ruil zonder belastingheffing plaatsvinden. De werknemer kan dan het gehele geruilde bedrag voor het doel inzetten.
Let op! Voor de meeste doelen zal echter geen gerichte vrijstelling bestaan. De ruil zal dan niet zonder meer belastingvrij kunnen. Je moet dan dus eerst gewoon loonheffing inhouden op het geruilde bedrag voordat dit voor het doel gebruikt kan worden. In feite ruilt de werknemer dan zijn nettoloon. Daar schiet een werknemer dan dus niet veel mee op.
Als je het uitgeruilde doel echter kunt aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, kan de uitruil wel belastingvrij plaatsvinden. In zo’n geval kan de werknemer dus wel het brutobedrag geheel inzetten voor het doel.
Bij aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte is dit voor de werknemers weliswaar belastingvrij, maar kun je als werkgever toch tegen belastingen aanlopen. Dit is het geval als het totaal van vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen dat je aanwijst in de vrije ruimte in een jaar hoger is dan het bedrag van je vrije ruimte. In zo’n geval betaal je 80% eindheffing over het meerdere.
Tip! De Belastingdienst heeft nu goedgekeurd dat je bij de uitruil van brutoloon in een cafetariaregeling hiermee rekening houdt. Je kunt dus met jouw werknemer afspreken dat je een lager bedrag uitruilt, zodat de uitruil ook voor jou als werkgever kostenneutraal verloopt.
In een aan de Belastingdienst voorgelegde casus wilde een werknemer met een brutomaandloon van € 3.000 onder de cafetariaregeling € 600 uitgeven voor het leasen van zonnepanelen. De werkgever had uitgerekend dat de werknemer hiervoor € 740 brutoloon moest inleveren om dit kostenneutraal te laten verlopen voor de werkgever. Bij inleveren van € 740 brutoloon en ontvangst van een nettovergoeding van € 600 in ruil daarvoor, hield de werknemer netto € 171 meer over dan zonder de ruil.
De Belastingdienst had geen probleem met deze ruil waarin de werkgever in feite gecompenseerd werd om het een en ander voor de werkgever kostenneutraal te houden.
In dit voorbeeld wees de werkgever per werknemer in totaal niet meer dan € 2.400 als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Om die reden ontstond er ook geen conflict met het zogenaamde gebruikelijkheidscriterium waaraan een aanwijzing in de vrije ruimte moet voldoen.
Let op! Wilt je ook een cafetariaregeling binnen jou onderneming waarbinnen jouw werknemers op eigen initiatief brutoloon ruilen voor een nettovergoeding zonder dat dit voor jou tot een kostenstijging leidt? Neem dan contact op met onze fiscalist Rob Beurskens. Samen kunnen we dan beoordelen welke mogelijkheden er zijn.